Para poder gestionar correctamente la contabilidad de una empresa y también para estar al día de las obligaciones fiscales, a día de hoy es imprescindible tener la información almacenada y digitalizada de una manera correcta y segura. Esto se consigue mediante un software contable profesional. Los empresarios pueden gestionar las cuentas de sus negocios y cumplir con todos los requisitos legales y formales gracias a este tipo de programas.

Un programa de contabilidad permite automatizar tareas repetitivas agilizando así el trabajo, pero al mismo tiempo ayuda a guardar la información a buen recaudo. Además, realiza los balances contables de manera rápida y sin errores.

Otra gran ventaja que tenemos si usamos un programa de contabilidad, es que solamente tenemos que escribir los asientos en el libro diario y estos se trasladan automáticamente al libro mayor. De este modo no se producen incoherencias en el registro de los hechos económicos que causen modificaciones en la composición del patrimonio de la empresa.

Algunas de las ventajas de usar un programa de contabilidad son:

• Agilitar la gestión del negocio
• Facilitar las cuentas
• Introducir facturas ágilmente
• Fácil acceso a la información
• Almacenamiento seguro y digital de la información

Encontrar el mejor programa de contabilidad para tu empresa puede ser costoso. A continuación, analizamos algunos de los aspectos técnicos y de funcionalidad que te ayudarán a tomar la mejor decisión.

Fácil instalación
Puede parecer una banalidad, pero si des del inicio el programa nos resulta complicado, incluso al tener que instalarlo, no estamos ante una buena opción. Que la instalación sea sencilla y que se pueda empezar a realizar el trabajo contable inmediatamente, es indispensable.

Programa de contabilidad multiusuario
Al tratarse de un programa profesional, es necesario poder usarlo para distintas empresas a la vez, así que el programa debe tener la opción de crear múltiples usuarios; perfiles personalizados para cada una de las empresas.

Estimación Objetiva
Debemos poder realizar una estimación por módulos, facilitando al máximo los cálculos, de manera que tan solo se deban introducir en el programa las unidades correspondientes a cada concepto del módulo.

Es imprescindible que el programa de contabilidad elegido actualice automáticamente los cambios publicados en el BOE.

Estimación Directa
El programa debe poder realizar el cálculo del rendimiento de la actividad. Debemos poder controlar la contabilidad de empresas sujetas a Estimación Directa simplificada y normal, así como de profesionales y autónomos. Nos ha de permitir poder configurar la impresión de los Libros de Compras y Gastos y de Ventas e Ingresos y realizar informes con los movimientos de un cliente o conocer los registros de un gasto durante un tiempo determinado.

Asientos contables
Todo programa profesional de contabilidad nos dejará introducir los asientos contables, pero esta gestión debe ser fácil y ágil, con funciones automatizadas, que permita usar plantillas o agilitar la gestión de asientos que se repitan regularmente.

Obligaciones fiscales
La Agencia Tributaria exige que toda empresa, independientemente del tipo que sea, de su tamaño, del número de empleados, socios, volumen de negocio, etc., lleve su contabilidad de acuerdo a lo establecido por el artículo 25 del Código de Comercio.
El software contable elegido deberá facilitar las gestiones para presentar una liquidación de IVA, un modelo de IRPF, los libros del Registro Mercantil, las Cuentas Anuales o un libro de Gastos/ingresos. Además, debe actualizarse constantemente ante cualquier cambio legislativo.

Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de escoger el mejor programa de contabilidad para nuestro negocio, pero, para terminar, también nos gustaría comentar la importancia de que el programa permita exportar la información de manera compatible a otros programas para poder trabajar en red y extraer, por ejemplo, análisis detallados de nuestras cuentas.